会社の書類を上手に保管するためのコツ | 大阪狭山市の安いレンタル倉庫なら倉庫屋どっとこむ

会社の決算書類や労務関係の書類などは、法律によって保存期間が定められているため、適切に保管することが求められます。そこで、大阪狭山市ほかでレンタル倉庫をご用意している業者の倉庫屋どっとこむが、会社の書類を上手に保管するためのコツをご紹介します。

保管のためのルールづくりをする

まずは、保管ルールを決めることからです。

書類の種類や年度、相手先などカテゴリー別に分類すると保管しやすくなり、保存期間が同じもので分けておくと廃棄するときの作業が楽になります。分類したファイルには、わかりやすいタイトルをつけて規則的に並べると、探す手間が省けて取り出しもしやすいです。

保管リストを作成し、ダンボール箱に貼りつけておけば短時間で必要な書類を取り出すことができます。データ化して検索ができるようにしておけば、探す時間をさらに短縮することが可能です。

会社の書類は年々増加していくため、適当に保管するとスペースや探す時間などの“無駄”が生じます。書類の保管と廃棄は、どちらも業務の効率化を図るためには必要な作業です。法的に定められた保存期間を過ぎた書類は、適切な方法で廃棄することでスリム化することができます。

会社に十分な保管スペースがない場合や、オフィススペースの有効活用をお考えの場合には、外部の保管サービスを活用するのがおすすめです。

最重要な種類は社内で保管し、それ以外はレンタル倉庫に保管するなど使い分けするのもいいでしょう。大きいレンタル倉庫を借りて、書類の他に、備品の保管などに使うのもおすすめです。

大量にある書類の保管場所にお困りでしたら、倉庫屋どっとこむまでぜひご連絡ください。

堺市、大阪狭山市、西宮市で防犯設備の整ったトランクルーム、レンタル倉庫をご紹介することが可能です。堺市では倉庫内物置タイプで全庫に棚がついているスペースを、狭山市では大きい家具も保管できる広いスペースを、西宮市では車も乗り入れできるスペースを提供いたします。

堺市、大阪狭山市、西宮市と、どのレンタル倉庫も屋内タイプで利用料金が安いのが特徴です。書類の他、仕事道具や在庫商品の保管場所としてもご利用いただけます。原則6ヶ月以上のご利用をお願いしているため、荷物の長期保管場所に最適です。大量の荷物保管に、ぜひ倉庫屋どっとこむのレンタル倉庫をご活用ください。